PORTARIA PG Nº 04, DE 22 DE MAIO DE 2012.
(DOE 23.05.2012)
Dispõe sobre a distribuição eletrônica de processos para os Procuradores lotados na capital de São Paulo.
Considerando que:
a) no levantamento de sugestões de oportunidades de melhoria realizado pelo Grupo Gestor para Acompanhamento do projeto de Gestão da Qualidade junto aos Procuradores lotados na capital de São Paulo, a principal reivindicação foi que seja garantida continuamente a uniformidade de distribuição da carga de atividades entre os Procuradores de cada Procuradoria especializada,
b) torna-se vantajoso para a Administração buscar maior equidade, objetividade e publicidade na distribuição de atividades para os Procuradores,
c) a Procuradoria Geral assumiu o compromisso de aprimorar seus processos de trabalho com uso de referenciais consagrados de gestão da qualidade, com destaque a norma ABNT NBR ISO 9001:2008,
o Procurador Geral da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, nos termos dos arts. 25 e 26 do Regimento Interno da Procuradoria Geral, baixado pela Resolução nº 5888, de 16 de dezembro de 2010, baixa a seguinte:
PORTARIA:
Capítulo I
DOS CRITÉRIOS DE DISTRIBUIÇÃO
Artigo 1º – Fica instituída a distribuição eletrônica de processos para os Procuradores lotados na capital de São Paulo.
Artigo 2º – A distribuição eletrônica de processos será, em regra, automática, podendo, excepcionalmente, o Procurador Geral dirigir a distribuição para Procurador específico, como nas hipóteses de conexão.
Artigo 3º – A distribuição eletrônica automática será realizada, no âmbito de cada Procuradoria especializada, para o Procurador que, no momento da distribuição, apresentar menor pontuação acumulada, considerando-se os seguintes parâmetros:
I – Os Procuradores deixarão de receber processos sete dias antes de entrar em período de férias ou de afastamento programado e tornarão a constar na lista de distribuição de processos sete dias antes de retornar às atividades;
II – A critério do Procurador Geral, o Procurador poderá receber apenas distribuição dirigida, a exemplo de Procuradores em período de experiência ou de adaptação e os assessores com atribuição específica;
III – O Procurador Geral atribuirá para cada Procurador, dia a dia, um fator funcional, conforme o que se segue:
a) Procurador sem cargo de chefia ou assistência: fator 1,0
b) Procurador com cargo de chefia em Procuradoria consultiva: fator 0,5
c) Procurador com cargo de chefia em Procuradoria contenciosa: fator 0,7
d) Procurador com cargo de assistência em Procuradoria consultiva: 0,75
e) Procurador com cargo de assistência em Procuradoria contenciosa: 0,8.
IV – O Procurador Geral atribuirá para cada Procurador, dia a dia, um fator de serviços especiais, conforme o que se segue:
a) Procurador sem incumbência de serviços especiais: fator 1,0
b) Procurador incumbido de serviços especiais de baixa demanda: fator 0,9
c) Procurador incumbido de serviços especiais de média demanda: fator 0,8
d) Procurador incumbido de serviços especiais de alta demanda: fator 0,7.
V – O Procurador Geral atribuirá para o Procurador iniciante na atividade, um fator de formação de acervo, com valor 1,5, que perdurará, conforme a Procuradoria, por:
a) Consultiva de Pessoal Docente e Técnico Administrativo: 2 meses
b) Acadêmica e de Convênios: 2 meses
c) Patrimonial: 4 meses
d) Contratos Administrativos e Licitações: 2 meses
e) Judicial Cível: 6 meses
f) Recuperação de Ativos: 4 meses
g) Judicial Trabalhista: 1,5 meses
h) Disciplinar: 2 meses.
VI – O fator do Procurador será calculado, dia a dia, pelo produto dos fatores funcional, de serviços especiais e de formação de acervo.
VII – O Procurador Geral atribuirá a cada processo a ser distribuído um peso, conforme o que se segue:
a) Processo muito simples: peso 0,5
b) Processo simples: peso 0,75
c) Processo normal: 1
d) Processo trabalhoso: peso 2
e) Processo muito trabalhoso: peso 3
f) Processo complexo: peso 4.
VIII – Os pontos obtidos dia a dia pelo Procurador serão calculados pela soma dos pesos dos processos a ele distribuídos no dia, dividida pelo fator do Procurador no mesmo dia.
IX – A pontuação acumulada do Procurador até determinado dia será obtida pela soma dos pontos obtidos pelo Procurador, dia a dia, desde o início do ano até aquele dia, dividida pelo número de dias em que o Procurador compareceu na lista de distribuição no ano considerado.
X – Para efeito do inciso anterior, consideram-se dias corridos, sejam ou não úteis, feriados, sábados, domingos e dias sem expediente ocasional.
Capítulo II
DO PROCEDIMENTO DE DISTRIBUIÇÃO
Artigo 4º – Inicialmente a distribuição eletrônica terá como suporte uma Planilha de Controle de Distribuição desenvolvida no aplicativo Excel pelo Departamento de Informática da Reitoria da USP. Pretende-se futuramente incorporar a distribuição eletrônica ao sistema aplicativo de controle de processos Lawyer em uso pela Procuradoria Geral.
Artigo 5º – Os processos, protocolados e ofícios entrados na Procuradoria Geral serão inseridos na planilha mencionada no artigo anterior, em ordem cronológica de numeração dos mesmos, pelo Setor de Expediente da Procuradoria Geral.
Artigo 6º – Finda a etapa anterior, o Procurador Geral, ou seu substituto legal em hipóteses de ausência ou impedimento do titular, classificará os itens da planilha atribuindo-lhes o peso mencionado no inciso VII do artigo 3º desta Portaria e direcionará o item a uma das Procuradorias da Procuradoria Geral.
Artigo 7º – Findos os procedimentos descritos nos artigos antecedentes, o botão “distribuir agora” da planilha será acionado e a distribuição realizada pela planilha, após os cálculos devidos.
Artigo 8º – Após a distribuição será acionado o botão “imprimir agora” da planilha.
§ 1º – Será impressa mensagem com os seguintes dizeres: “o Processo xx.x.xxxxx.xx.x foi distribuído eletronicamente ao(à) Dr(a). xxxxxxxxxx, em xx de xxxxxxxxx de xxxx, às xxhxx”.
§ 2º – A impressão será juntada ao processo pelo setor de expediente, rubricada por servidor lotado no setor, dispensada a assinatura do Procurador Geral ou de seu substituto legal.
Capítulo III
DAS ANOTAÇÕES NA PLANILHA
Artigo 9º – Para fins do disposto nos incisos I, III, IV e V do artigo 3º desta Portaria, serão anotadas na planilha, pela Assistência Técnica de Direção IV, as seguintes informações:
I – férias autorizadas pelo Procurador Geral, observada a planilha elaborada pela Supervisora de Serviços da Procuradoria Geral;
II – licenças programadas, observada a planilha elaborada pela Supervisora de Serviços da Procuradoria Geral;
III – fator funcional, observados os períodos de substituição aos titulares das funções, por designação ad hoc do Procurador Geral, em ofício encaminhado à Vice-Reitoria Executiva de Administração;
IV – fator de serviços especiais, observadas as portarias internas de designação, as portarias PG e as Portarias GR que designem Procuradores lotados na capital de São Paulo para o desempenho de tais atividades, bem como o término ou a cessação das mesmas.
Capítulo IV
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 10 – O algoritmo da distribuição eletrônica estabelecido na presente portaria, formulado por consenso no âmbito do Grupo Gestor para Acompanhamento do projeto de Gestão da Qualidade, poderá ser ajustado, a critério desse Grupo Gestor, à medida que a prática da distribuição eletrônica venha a apontar necessidades de melhoria, durante o exercício de 2012.
Artigo 11 – Findo o período estabelecido no artigo antecedente, verificadas alterações no algoritmo, será editada nova Portaria PG, que consolide os valores e fatores de forma definitiva.
Artigo 12 – Esta Portaria entrará em vigor na data de 28 de maio de 2012, revogadas as disposições em contrário.
Procuradoria Geral da Universidade de São Paulo, 22 de maio de 2012.
Gustavo Ferraz de Campos Monaco
Procurador Geral
